Hoy en día todos nosotros almacenamos nuestros documentos digitales en nuestros dispositivos como PC, tablet, movil y también a veces en la nube usando Drive o Dropbox.
La digitalización de los documentos en papel no nos exime de la tarea de archivarlos y almacenarlos. Guardar y organizar nuestros documentos es quizás más complejo que antes.
Por esta razón queremos facilitarte algunos consejos para que puedas organizar bien tus archivos.
- Establece un método sobre como almacenar la información.
- Guardar tus archivos seleccionados en carpetas con una estructura de subcarpetas te facilitará la tarea. Elige una carpeta como la principal o raíz con un nombre como Mi usuario; Mi servidor o similar, esto facilitará las búsquedas y la realización de copias de seguridad.
- Usa nombres autoexplicativos y breves, separa las palabras con guiones bajos y evita usar acentos o caracteres que no puedan reconocer otras plataformas (símbolos que tengas que poner con la tecla SHIFT). (Clientes actuales / Clientes antiguos / Facturas / Ofertas / Diseños)
- Cuanta más información, más necesidad de subcarpetas. Según vaya aumentando la cantidad de tus archivos también aumentará la dificultad de cómo organizar tus documentos y archivos en las carpetas. Llegado el momento tendrás que incorporar subcarpetas donde distribuyas la información por ejemplo seleccionando clientes, facturas, diseños en los diferentes años que lleves en la actividad (que esperamos que sean muchos 2024/2025/2026…)
- Guarda los documentos en su carpeta adecuada desde el inicio. No caigas en el error de colocarlos en dos carpetas o primero en una y luego en otra, ya que este paso es innecesario y a menudo te lleva a duplicar o borrar el archivo o documento de forma involuntaria.
- No borres nada. Te aconsejamos crear subcarpetas con Versiones antiguas o Archivos inactivos cuando algunos de ellos queden desactualizados, ya que podrías volver a necesitarlos.
- Sé cuidadoso con tus copias de seguridad. Vuelca periódicamente la información a un servidor, la nube o un tercer soporte como, por ejemplo, un disco duro extraible.
- Repasa semanalmente tu escritorio digital o carpeta raíz al igual que limpias tu escritorio físico semanalmente.
Pronto subiremos un vídeo mostrando como organizar las carpetas en el ordenador. ¡¡No te lo pierdas!!